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Es la hoja de cálculos creada por la empresa Microsoft. Actualmente es la mas popular a nivel mundial, y es todo un referente en cuanto a hojas de cálculo se refiere.

Este software en un principio fue creado para el sistema DOS, tiempo mas tarde sale la versión para Microsoft Windows y actualmente también hay una versión para OS X.

Una pequeña historia

 

Microsoft comercializó originalmente un programa para hojas de cálculo llamado Multiplan en 1982, que fue muy popular en los sistemas CP/M, pero en los sistemas MS-DOS perdió popularidad frente al Lotus 1-2-3. Microsoft publicó la primera versión de Excel para Mac en 1985, y la primera versión de Windows (numeradas 2-05 en línea con el Mac y con un paquete de tiempo de ejecución de entorno de Windows) en noviembre de 1987. Lotus fue lenta al llevar 1-2-3 para Windows y esto ayudó a Microsoft a alcanzar la posición de los principales desarrolladores de software para hoja de cálculo de PC, superando al también muy popular Quattro Pro de Borland. Este logro solidificó a Microsoft como un competidor válido y mostró su futuro de desarrollo como desarrollador de software GUI. Microsoft impulsó su ventaja competitiva lanzando al mercado nuevas versiones de Excel, por lo general cada dos años. La versión actual para la plataforma Windows es Microsoft Excel 2013. La versión actual para Mac OS X es Microsoft Excel 2011.

La extensión de archivo por defecto del formato Excel puede ser .xls en versiones anteriores o iguales a Excel 2003, .xlsx para libros de Excel regulares en versiones posteriores o iguales a Excel 2007, .xlsm para libros de Excel preparados para macros en versiones posteriores o iguales a Excel 2007 o .xlsb para libros de Excel binarios en versiones posteriores o iguales a Excel 2007.

Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características de las hojas de cálculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden encontrarse en la hoja de cálculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas, y cada celda contiene datos o una fórmula, con referencias relativas ,absolutas o mixtas a otras celdas.

Excel fue la primera hoja de cálculo que permite al usuario definir la apariencia (las fuentes, atributos de carácter y celdas). También introdujo recomputación inteligente de celdas, donde celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se actualizan al instante. Excel tiene una amplia capacidad gráfica, y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados en combinación de correspondencia.

Listado de versiones

 

A continuación se muestra un listado con las diferentes versiones existentes de Microsoft Excel, desde la primera versión hasta la actual para Microsoft Windows 8.1, así como también para los sistemas Mac OS y posteriormente OS X.

  • Microsoft Excel 1.0 (Solo para MAC)

  • Microsoft Excel 2.0

  • Microsoft Excel 3.0

  • Microsoft Excel 4.0

  • Microsoft Excel For NT

  • Microsoft Excel 1995

  • Microsoft Excel 1997

  • Microsoft Excel 2000

  • Microsoft Excel XP

  • Microsoft Excel 2003

  • Microsoft Excel 2007

  • Microsoft Excel 2010

  • Microsoft Excel 2013

Especificaciones, límites y problemas

 

Como cualquier software, esta aplicación tiene algunas especificaciones, así como también algunos límites y problemas en su funcionamiento, todo esto se explica a continuación:

 

Especificaciones y límites

Las características, especificaciones y límites de Excel han variado considerablemente de versión en versión, exhibiendo cambios en su interfaz operativa y capacidades desde el lanzamiento de su versión 2007. Se puede destacar que mejoró su límite de columnas ampliando la cantidad máxima de columnas por hoja de cálculo de 256 a 16.384 columnas. De la misma forma fue ampliado el límite máximo de filas por hoja de cálculo de 65.536 a 1.048.576 filas por hoja. Otras características también fueron ampliadas, tales como el número máximo de hojas de cálculo que es posible crear por libro que pasó de 256 a 1.024 o la cantidad de memoria del PC que es posible emplear que creció de 1 GB a 2 GB soportando además la posibilidad de usar procesadores de varios núcleos.

 

Problema de manejo de fechas anteriores a 1900

Uno de los problemas conocidos y relevantes de esta hoja de cálculo, es el hecho de su incapacidad para manejar fechas anteriores a 1900 (incluyendo versiones para Mac OS X), es decir, no puede manejar campos en formato de fecha anteriores a dicho año (como acontecimientos históricos). Este problema se ha venido presentando desde versiones más antiguas de 16 bits, persistiendo aún en la versión actual.

Aplicaciones

 

Excel permite a los usuarios elaborar tablas y formatos que incluyan cálculos matemáticos mediante fórmulas; las cuales pueden usar “operadores matemáticos” como son: +(suma), - (resta), * (multiplicación), / (división) y ^ (exponenciación); además de poder utilizar elementos denominados “funciones” (especie de fórmulas, pre-configuradas) como por ejemplo: Suma(),Promedio(),BuscarV(), etc.

Así mismo Excel es útil para gestionar “Listas” o “Bases de Datos”; es decir agrupar, ordenar y filtrar la información.

Pequeño manual de uso

 

A continuación, desarrollo un pequeño manual del programa de Microsoft Excel. Explico de manera general los grupos de herramientas que posee este programa, ya que ahondar sobre cada opción sería casi imposible, dado la enorme cantidad de opciones que posee este programa.

Nota: este manual basado en Microsoft Excel 2013, y como sistema anfitrion Microsoft Windows 8.1, sin embargo los pasos son muy similares para las versiones 2007 y 2010.

Pantalla para abrir y crear nuevos libros

 

Una vez que hemos ingresado, se nos presentara la primera pantalla, la cual nos brinda la posibilidad de abrir libros existentes, así como también nos muestra diferentes plantillas, de las cuales podemos hacer uso para crear nuestro libro.

Para nuestro caso, hacemos clic en Libro en blanco, luego de lo cual, podremos visualizar la pantalla principal, y en esta todos los componentes de los cuales dispone esta hoja de cálculo. Los mas básicos se explican a continuación:

Barra de herramientas de acceso rápido

 

De izquierda a derecha, los elementos que tenemos por defecto son:

  • Icono de Excel: brinda diferentes acciones sobre la ventana de Excel 2013 las cuales son Restaurar, Mover, Tamaño, Minimizar, Maximizar, Cerrar.

  • Guardar: permite guardar el libro (si es primera vez nos pedira un nombre, de lo contrario guardara los cambios hechos al libro que ha sido previamente guardado).

  • Deshacer: permite deshacer las diferentes acciones que hayamos hecho al libro (es decir vuelve al estado anterior).

  • Rehacer: permite repetir las última acciones realizadas (es decir lo contrario de deshacer).

  • Flecha hacia abajo: permite personalizar esta barra de herramientas (agregar o quitar opciones).

  • Nombre del libro: al centro veremos que se muestra el nombre del libro actual.

  • Botón ?: muestra ayuda referente a esta hoja de cálculos.

  • Opciones sobre la cinta de opciones: permite ocultar la cinta, mostrar pestañas, o mostrar pestañas y comandos.

  • Botón Minimizar: minimiza la ventana a la barra de tareas.

  • Botón Restaurar: vuelve mas pequeño el tamaño de la venta o lo maximiza (pantalla completa).

  • Botón Cerrar: permite cerrar el programa, no sin antes preguntarnos si guardaremos el libro actual (en caso que hayamos guardado antes de cerrar, no preguntará nada), para lo cual nos muestra tres opciones:

    • Guardar: permite guardar el libro actual (y sus cambios en caso que ya hayamos guardado anteriormente).

    • No guardar: no guarda el libro actual (ningun cambio en caso que hayamos guardado anteriormente), sin embargo esta versión tiene la funcionalidad de guardar una copia temporalmente aunque no la guardemos.

    • Cancelar: cancela la acción, es decir no cierra la aplicación.

Menú "Archivo"

 

De arriba hacia abajo, los elementos que tenemos son:

  • Información: información referente al documento que estamos trabajando, así también nos permite proteger el documento, inspeccionarlo y administrar las diferentes versiones del mismo (en caso que existan), especificar quienes veran el libro en la web.

  • Nuevo: permite crear un nuevo libro, ya sea en blanco, o en base a alguna plantilla de las que dispone este programa.

  • Abrir: permite abrir libros existentes, ya sea que esten guardados en nuestra PC o desde nuestro OneDrive.

  • Guardar y Guardar como: el primero permite guardar un nuevo libro, y el segundo permite guardar una copia de un libro ya existente bajo otro nombre.

  • Imprimir: brinda la opción de imprimir el libro actual o algunas partes del mismo. También tenemos acceso a una vista preliminar del libro a imprimir, así como también acceso a opciones referentes a la configuración de la página.

  • Compartir: permite compartir el documento con otras personas, ya sea por medio de OneDrive, así como por correo electrónico.

  • Exportar: brinda la posibilidad de exportar el libro a otros formatos, algunos de los cuales son PDF, XPS, XLS, ODS, etc.

  • Cerrar: cierra el libro actual, preguntandonos si guardaremos el libro o sus cambios antes de cerrar.

  • Cuenta: permite configurar una cuenta de OneDrive para sincronizarla con Excel, así como también información del programa, fondo y tema de Excel, entre otras cosas.

  • Opciones: nos brinda acceso a una ventana con una gran cantidad de opciones del programa, las cuales no abordaremos en este manual.

Pestaña "Inicio"

 

De izquierda a derecha, se explicaran los diferentes grupos de opciones de manera general:

  • Portapapeles: opciones relacionadas a la administración de todos los elementos que hemos copiado al portapapeles.

  • Fuente: opciones relacionadas a la personalización del texto del libro.

  • Alineación: opciones relacionadas a la alineación de celdas.

  • Número: brinda opciones referentes al formato de números.

  • Estilos: presenta opciones relacionadas al formato de las tablas, celdas, formatos condicionales, entre otros.

  • Celda: contiene opciones respectivas a la administración de las celdas.

  • Modificar: contiene opciones relacionadas a la búsqueda y reemplazo de datos, así como también filtros y ordenamiento de los mismos, entre otros.

Pestaña "Insertar"

 

De izquierda a derecha, se explicaran los diferentes grupos de opciones de manera general:

  • Tablas: opciones relacionadas inserción y adminsitración de tablas, ya sean corrientes o dinámicas.

  • Ilustraciones: presenta opciones relacionadas a la inserción de diferentes tipos de imágenes.

  • Aplicaciones: administración de aplicaciones de Office dentro del documento.

  • Gráficos: opciones relacionadas a la creación de gráficos de diferentes tipos, así como de su administración.

  • Informes: permite administrar la generación de informes interactivos.

  • Minigráficos: inserción de minigráficos, estos son de líneas, de columnas y de ganancia o pérdida.

  • Filtros: dispone de diferentes tipos de filtros para filtrar la información.

  • Vínculos: permite insertar hipervínculos al libro para el acceso a páginas web y archivos.

  • Texto: inserción de cuadros de texto, encabezados y pie de página, word art, etc.

  • Símbolos: permite insertar ecuaciones, así como también diferentes símbolos.

Pestaña "Diseño de página"

 

De izquierda a derecha, se explicaran los diferentes grupos de opciones de manera general:

  • Temas: administración de temas que pueden ser aplicador al libro (colores, fuentes, efectos).

  • Configurar página: administración de la configuración de la página, es decir margenes, tamaño de página, orientación, etc.

  • Ajustar área de impresión: ajustes de ancho, alto y zoom con que el documento será impreso.

  • Opciones de la hoja: permite activar o desactivar algunos elementos para ser impresos o no.

  • Organizar: opciones relacionadas a los objetos dentro del libro (posición, envío hacia adelante o atras, alineación, etc.).

Pestaña "Fórmulas"

 

De izquierda a derecha, se explicaran los diferentes grupos de opciones de manera general:

  • Biblioteca de funciones: administra todas las funciones que posee la hoja de cálculo, y pueden ser aplicadas al libro, todo esto divido por  categorías.

  • Nombres definidos: administración de todos los nombres utilizados en el libro.

  • Auditoría de fórmulas: opciones que nos permiten auditar (revisar) todas las fórmulas que hemos utilizado en el libro.

  • Cálculo: control sobre los cálculos de las fórmulas, desde acá podemos específicar que cálculos realizar, etc.

Pestaña "Datos"

 

De izquierda a derecha, se explicaran los diferentes grupos de opciones de manera general:

  • Obtener datos externos: opciones que permiten conectarnos a diferentes tipos de bases de datos, para obtener esta información y cargarla en el documento.

  • Conexiones: administración de las conexiones a las bases de datos.

  • Herramientas de datos: opciones que nos permiten tabajar con los datos, por ejemplo eliminar duplicados, dividir los datos en columnas para una mejor comprensión, validación, etc.

  • Esquema: administración de esquemas en el libro, por ejemplo agrupar o desagrupar, etc.

Pestaña "Revisar"

 

De izquierda a derecha, se explicaran los diferentes grupos de opciones de manera general:

  • Revisión: opciones sobre ortografía, referencias, sinónimos.

  • Idioma: posee opciones de traducción.

  • Comentarios: inserción de comentarios, así como su respectiva administración (eliminación, saltos, etc.).

  • Cambios: protección de hojas, libros, compartir, así como también un seguimiento de los cambios realizados en el libro en el cual nos encontremos trabajando.

Pestaña "Vista"

 

De izquierda a derecha, se explicaran los diferentes grupos de opciones de manera general:

  • Vistas de libro: diferentes tipos de vistas del libro.

  • Mostrar: activa/desactiva ciertos componentes visuales sobre el libro.

  • Zoom: opciones relacionadas al zoom de la vista sobre el libro.

  • Ventana: administración sobre las ventanas en las cuales puede dividirse el mismo libro, esto para fines de una mejor vista de diferentes partes del mismo.

  • Macros: nos permite ver, crear o detener macros.

Barra de fórmulas

 

Esta barra esta destinada para poder visualizar ya sea los valores de las celdas que tengamos seleccionadas, así como también podremos visualizar las fórmulas que se encuentren en las celdas que hayamos seleccionado, además nos permite introducir nuevas fórmulas, cancelar o insertarlas. Esta barra posee varias opciones, las cuales describo a continuación en el orden de izquierda a derecha:

  • Cuadro de nombres: muestra la ubicación de la celda en la cual nos encontremos, así como también en el caso que hayamos ingresado alguna fórmula, nos muestra sugerencias de otras fórmulas parecidas.

  • Icono Cancelar: cancela la inserción que estemos realizando.

  • Icono Introducir: introduce la inserción que estemos realizando.

  • Insertar función: abre una ventana donde dispondremos de las fórmulas que contiene esta hoja de cálculos, y de las cuales podremos hacer uso.

  • Datos/Fórmulas: en esta barra podemos insertar ya sean datos, así como también fórmulas. Además de esto, podremos visualizar los datos en caso que existen así como también las fórmulas en caso que existan.

Barras de desplazamiento

 

Estas barras tiene la finalidad deplazarnos a traves de todo el libro, ya sea verticalemten u horizontalmente.

Las barras las podemos dividir en:

  • Barra de desplazamiento vertical: permite desplazarnos verticalmente sobre el documento.

  • Barra de desplazamiento horizontal: permite desplazarnos horizontalmente sobre el documento.

Además, podremos observar que se encuentran unas pestañas, las cuales nos permiten visualizar las diferentes hojas que posee el libro, así como también podremos cambiarles el nombre y podremos crear nuevas hojas (haciendo clic en el botón Más) del libro en el cual estemos trabajando, además podremos movernos entre las diferentes hojas, simplemente haciendo clic sobre la hoja en la cual queramos movernos.

Barra de estado

 

Esta barra se encuentra en la parte inferior del programa, y posee algunas opciones por defecto, las cuales explico a continuación (de izquierda a derecha con respecto a su posición en la barra):

  • Modo de celda: indica el modo en que nos encontremos, los cuales pueden ser por ejemplo LISTO, INTRODUCIR, etc.

  • Promedio: muestra el valor del promedio de las celdas seleccionadas.

  • Recuento: muestra el número de celdas selecionadas que contienen datos.

  • Suma: muestra la sumatoria de las celdas seleccionadas.

  • Vistas: muestra tres diferentes tipos de vistas del libro los cuales son Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página.

  • Barra de zoom: permite especificar el nivel de zoom que tenemos aplicado al libro, pudiendo aumentar o disminuir.

Si hacemos clic derecho sobre esta barra, podremos activar o desactivar otras opciones mas disponibles en esta barra.

Ingreso a Microsoft Excel

 

Hay varias maneras de acceder a este software, a continuación las mas comúnes:

  • En las versiones Windows XP, Vista y 7, podemos acceder desde el menú Inicio, luego de Todos los programas, ahí buscamos el menú llamado Microsoft Office 2013, luego Microsoft Excel 2013, y hacemos clic sobre él.

  • En Windows 8, desde el menú Inicio buscamos directamente el icono de Microsoft Excel 2013 junto con su respectivo nombre, y hacemos clic en él.

  • En Windows 8.1, luego que accedemos al menú Inicio, hacemos clic en una flecha apuntando hacia abajo que se encuentra en la parte inferior izquierda, luego veremos todas las aplicaciones instaladas, ahí buscaremos Microsoft Excel 2013.

  • Otra opción alterna, sería utilizar la función Buscar dentro del menú Inicio en Vista y 7, y utilizar el icono de Lupa en Windows 8 y 8.1, ahí digitaremos excel 2013, con lo cual aparecera el programa para poder ingresar.

Manual de Microsoft Excel 2013

VideoTutoriales de Microsoft Excel

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